Kort antwoord: de boekhoudkant van een overstap naar Odoo kan snel live, en overschakelen kan op elk moment, niet alleen per 1 januari. Wat altijd meegaat: de beginbalans en alle openstaande posten. Historische boekingen kunnen ook mee, maar dat vraagt een grotere dataset. Hoe lang het hele traject duurt, hangt vooral af van de andere Odoo-apps die tegelijk worden ingericht.
Waarom bedrijven overstappen
Wij zien twee aanleidingen steeds terugkomen:
- Exact Online wordt te duur. Met elke extra module of gebruiker loopt het abonnement op.
- Twinfield kan het niet meer bijbenen. Het is een sterk boekhoudpakket, maar ook alleen een boekhoudpakket.
Achter allebei zit dezelfde wens: integraal werken. Verkoop, inkoop, voorraad, projecten en boekhouding in één systeem, in plaats van losse pakketten met koppelingen ertussen. Odoo groeit mee als het bedrijf groeit. Het blijft niet bij de boekhouding.
Wat er meegaat naar Odoo
- Altijd: de beginbalans en alle openstaande posten. Denk aan debiteuren, crediteuren en wat er verder nog openstaat.
- Als jullie dat willen: historische boekingen. Dat kan, maar dan is een grotere dataset nodig om in te laden.
- Hulpmiddelen: voor Exact en Twinfield bestaan al migratiemodules, waarmee de overzetting voor een groot deel geautomatiseerd gaat.
Hoe lang duurt het?
De boekhouding zelf kan snel draaien in Odoo. Overschakelen kan op elk moment, dus wachten op een nieuw boekjaar is niet nodig. Hoe lang het totale project duurt, hangt af van wat er verder wordt ingericht: verkoop, inkoop, voorraad, projecten en de koppelingen daartussen.
Wat er vaak misgaat
- Te weinig tijd in het project steken. Een overstap gaat er niet "even bij" naast het dagelijkse werk.
- Slechte data uit het oude pakket. Wat daar niet klopt, klopt in Odoo ook niet. Opschonen vóór de overstap scheelt veel werk erna.
Wat jullie zelf doen
Het bedrijf levert vooral zelf aan: data uit het oude pakket, en kennis over hoe de processen echt lopen. Bij het configureren is die kennis onmisbaar. Wij zorgen dat de boekhoudkant klopt en houden elk proces tegen Odoo aan.
Hoe het voelt na de overstap
Eerlijk is eerlijk: de eerste periode kost het meer tijd, want iedereen moet wennen. Daarna merken mensen dat het systeem beter voor hen werkt. Odoo laat zich prettig gebruiken: vanuit een rapport klik je zo door naar de boeking en de factuur erachter.
Wat kost een overstap?
Dat hangt af van de hele implementatie: welke apps, hoeveel data, welke koppelingen. Een vast bedrag is daarom niet te geven. Bij een kennismaking maken wij een inschatting.
En de oude administratie?
Daar geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Zorg daarom voor een volledige export of dump uit het oude pakket voordat het abonnement stopt. Dan blijft alles opvraagbaar, ook als jullie het oude pakket niet meer gebruiken.
Veelgestelde vragen
Moeten wij overstappen op 1 januari?
Nee. Overschakelen naar Odoo kan op elk moment. De beginbalans en de openstaande posten gaan mee, zodat de administratie gewoon doorloopt.
Gaan historische boekingen mee?
Dat kan. Standaard gaan de beginbalans en alle openstaande posten mee. Wie ook de historie wil meenemen, heeft een grotere dataset nodig om in te laden.
Wat is de grootste valkuil bij een overstap?
Te weinig tijd in het project steken, en vervuilde data uit het oude pakket overnemen. Allebei zijn ze te voorkomen met een goede voorbereiding.
Wat doen wij met de administratie in Exact of Twinfield?
Maak een volledige export voordat het abonnement stopt. Zo voldoen jullie aan de bewaarplicht van zeven jaar.